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[校園隨筆] 怎樣寫一封得體的電子郵件 [復(fù)制鏈接] qrcode

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慣有
發(fā)表于: 2016-1-27 15:55 | 只看該作者 |倒序瀏覽

本帖最后由 七月光陰 于 1-27 15:58 編輯

整理了一些關(guān)于商務(wù)事務(wù)郵件的干貨

  首先要站在對方的角度想想,他會怎么看這封郵件。
  把有價值的信息精煉出來,用語盡量簡短,讓收件人對你郵件的目的一目了然。

  下面上干貨,以189郵箱為例:

  1.郵件主題(Email Subject)
  —不要空白標(biāo)題,這看起來是很沒有禮貌的,并且會讓人覺得這封郵
  件不重要。
  —主題要明確簡潔,并且與郵件內(nèi)容相關(guān)。
  —切勿復(fù)雜冗長,或者一長串的轉(zhuǎn)發(fā)。
  —適當(dāng)加上一些標(biāo)點符號,強調(diào)該郵件的重要性。
  —在主題中使用公司名稱,或使用能夠引起識別作用的名稱,增加郵件打開率。
  —不要使用敏感的詞語吸引對方打開郵件,這讓郵件看起來更像垃圾郵件。








2.稱呼、問候
  —在郵件中稱呼收件人的姓名,可令對方感覺到友好,也可令對方明確知道這封郵件是面向
  他的。
  —只知道收件人的性別或身份時,可以使用“xx先生/小姐/女士”或者“xx經(jīng)理/總/
  董”等等。
  —禮多人不怪,郵件開頭最起碼要寫個“您好”,結(jié)尾時“祝您順利”之類的寒暄語也是必
  不可少的。


  3.郵件正文
  —直奔主題,不宜過多寒暄,篇幅不宜過長,闡述清楚即可。如果內(nèi)容過多,正文可做簡要
  介紹,然后附上明細附件。
  —語氣、措辭要注意,盡量使用正式用語,盡量使用簡單的詞語和語句,如果涉及到專業(yè)用
  語,要做注釋。另外,選用一些比較利于閱讀的字體和設(shè)置適宜的字體大小。
  —注意正文條理性,對要闡述的內(nèi)容可以分點列表或整理成表格。排版整潔明了,不會造成
  視覺疲勞,閱讀疲勞。
  —發(fā)送郵件之前,一定要檢查清楚,要知道,事后發(fā)個“更正版”“補充版”多少都令人有
  點反感。
  —對重要信息加上強調(diào),如加粗等。






4.附件
  —如果夾帶附件,一定要在郵件正文加以說明附件內(nèi)容,提醒收件人查收。
  —附件較多時,建議壓縮成一個文件,命名要說明附件內(nèi)的內(nèi)容。
  —附件個數(shù)不宜過多,一般不宜超過4個。




 5.結(jié)束語
  —如果可以提供更好的選擇,在結(jié)尾處應(yīng)提出。
  如:如有疑問,請及時聯(lián)系我,以下的是我的聯(lián)系方式xxxxxx
  —對結(jié)果有好的期盼
  如:希望我們達成合作
  —表示自己誠懇的態(tài)度
  如:感謝您的抽空

 9.注意
  —所有的郵件都要重復(fù)審查之后再發(fā)出
  —轉(zhuǎn)發(fā)之前,確保轉(zhuǎn)發(fā)涉及的人都是需要對此信息知情的。
  —對重要郵件要小心謹慎,特別是涉及機密的,一旦泄露出去,后果很嚴重。

  今天先分享到這吧。


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七月光陰
發(fā)表于: 2016-1-27 15:58 | 只看該作者

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